Nachweis des E-Mail-Eingangs einer IFG-Anfrage bei Behörde

Es geht um das Problem, dass eine Behörde auf eine IFG-Anfrage per FragDenStaat-E-Mail mit Erinnerung, auch als Brief, einfach gar nicht reagiert. Wenn ich jetzt eine Untätigkeitsklage einreichen will, bräuchte ich einen Nachweis, dass und wann ich E-Mail oder Brief abgesendet habe.
Peer Heinlein argumentiert ja, dass eine E-Mail rechtlich als zugestellt gilt, wenn man vom Zielmailserver ein 250 OK plus eine Queue-ID mitgeteilt bekommt:
https://www.heinlein-support.de/blog/mailserver/absenden-einer-e-mail-ist-noch-kein-nachweis-fur-zustellung-an-den-empfanger/
Kann ich diese Queue-ID in der fragdenstaat.de-Oberfläche abfragen?

Die juristische Argumentation geht so: Es gibt eine Einflusssphäre des Sender und eine selbige des Empfängers. An irgendeiner Stelle geht die Verantwortung vom Sender auf den Empfänger über. Sobald ich eine E-Mail beim Zielserver abgegeben habe und er sein OK gibt, dann habe ich auf alles weitere keinen Einfluss. Ob die E-Mail bei der Behörde im Spam-Ordner landet oder gelöscht wird oder irgendwann zurückgeschickt wird oder ob sie zwar gelesen, aber dann nicht weiter bearbeitet wird, darauf habe ich keinerlei Einfluss mehr. Deswegen muss meine E-Mail ab dem Mailserver-OK als zugestellt gelten.

D.h. wenn eine Behörde ihre E-Mail-Adresse für IFG-Anfrage ändert, die E-Mails an die alte Adresse aber weiterhin annimmt und nicht mehr an den zuständigen Bearbeiter weiterleitet - dann ist das wohl Pech für die Behörde und nicht mein Problem.

Wie geht denn FragDenStaat mit E-Mails um? Was passiert, wenn die Behörden-E-Mail-Adresse nicht mehr stimmt und die E-Mail zurückgesendet wird? Was macht FragDenStaat, wenn das Behördenpostfach als voll oder für Spammails nicht verfügbar gemeldet wird? Es gab auch schon den Fall, dass eine Behörde behauptet hat, sie hätte etwas geschickt, aber in der FragDenStaat-Korrespondenz tauchte keine Antwort auf. Ist der Fall denkbar, dass der FragDenStaat-Mailserver ein Empfangs-OK an die Behörde gibt, aber die E-Mail dann nicht in der FDS-Korrespondenz der Anfrage auftaucht?

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Ja! Bei jeder erfolgreich per E-Mail versendeten Anfrage steht “E-Mail wurde erfolgreich versendet.” dabei. Wenn du da drauf klickst, öffnet sich (nur für die Anfragestellenden sichtbar) das Übertragungsprotokoll. Die Queue-ID der Gegenseite findet sich hinter dem “status=sent”.

Eine normale “konnte nicht zugestellt werden” E-Mail vom DAEMON des FragDenStaat-Mail-Servers landet als “Antwort” bei deiner Anfrage (wie beim Versenden einer normalen E-Mail). Wir erkennen dies automatisch und erstellen ein Ticket, so dass die Moderation ggf. die E-Mail-Adresse korrigieren und die Nachricht erneut versenden können. Bei Postfach voll kann man es auch ein paar Tage später erneut probieren.

Behörden vertippen sich manchmal bei der Antwort-Adresse (weil es wahrscheinlich erst ausgedruckt wird), falsch adressierte E-Mails werden aber sofort vom Mail-Server abgewiesen (können bei vielen Mail-Clients daher noch nicht einmal verschickt werden).

Wenn der Absender einer E-Mail nicht als Behörde erkannt wird, dann landet die Mail in einem Zwischenpostfach, das von unserer Moderation bearbeitet wird (dort landet dann z.B. Spam) und wird dann zeitverzögert weitergeleitet.

Ist es denkbar, dass eine E-Mail verloren geht? Denkbar ist vieles. Wir haben im Jahr 2020 mehr als 40.000 E-Mails auf der Plattform empfangen. Wenn es für so viele funktioniert und es für eine Behörde ein Problem gibt, dann liegt es meist auf der anderen Seite.

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Aha, unter dem Text “E-Mail wurde erfolgreich versendet” verbirgt sich die Server-Antwort. Das ist aber gut versteckt. Ok, jetzt weiß ich aber bescheid.

Gern geschehen, @h.thielemann.

Übrigens für alle die bei diesem Thread-Titel nach weiteren, „rechtssicheren” Nachweisen gesucht haben. Dazu gab es bereits eine größere technisch/juristische-Diskussion in folgendem Beitrag:

(Und hier eine weiteres ähnliches Problem bei einer Anfrage.)