Hallo,
darf eine Behörde VIG Anträge per E-Mail automatisch löschen, ohne diese zu bearbeiten?
Die Behörde teilte mir mit, dass „der Absender, die Seite „fragdemstaat.de“ als potentiell unsichere Quelle gewertet [wird]“ und „von unseren elektronischen Sicherungssystem als Spam-Email automatisch ausgesondert wurde.“
Folglich sind die Emails vom 29.09., 22.09., 09.09, 03.09., 31.07. ohne Sichtung einfach gelöscht worden.
Ist das Vorgehen der Behörde rechtlich erlaubt?
mich wundert dieses Verhalten. Ich kann mir nicht vorstellen, dass das rechtlich irgendwie haltbar ist. Grundsätzlich ist eine Mail von abc@fragdenstaat.de eine Mail wie jede andere auch, nur dass sie von FdS kommt.
Um welche Behörde geht es denn? Ich kann mir nicht vorstellen, dass diese alle Mails von FdS abblocken. Was ich eher glaube ist, dass sie nicht die ganzen Anträge bearbeiten wollen.
Auch die Tatsache, dass die Mails als Spam behandelt werden finde ich nicht haltbar.
In einem anderen Thema hat @stefan folgendes geantwortet:
(Im Thema geht es darum, dass u. A. das BMI nicht auf abc@fragdenstaat.de antwortet.)
um welche Behörde handelt es sich? Bitte verlinke auf deine Anfrage.
Dieses Verhalten ist überhaupt nicht korrekt und auch nicht rechtens. Auch eine Behörde muss sich an das Gesetz halten und kann nicht machen, was sie will. Aktuell ist mir noch nicht klar, ob das ein Versehen war oder gezielt FragDenStaat-Mails gelöscht werden.
Zitat aus dem Schreiben des Landratsamt:
“Ihr vor dem 29.09.19 per Mail geführter Schriftverkehr (Mails vom 29.09., 22.09., 09.09., 03.09. und 31.07.19) erreichte unsere Behörde nicht, da der Absender, die Seite ,fragden staat.de” als potentiell unsichere Quelle gewertet von unseren elektronischen Sicherungssystemen als Spam-Mail automatisch ausgesondert wurde. “”
ich habe mir mal ein paar andere Anfragen ans Landratsamt angesehen. Es gibt einige, bei denen das Amt per Mail geantwortet hat. Beim kurzen überfliegen ist mir ein Bruch gegen Mitte bis Ende Mai aufgefallen. Ich schätze also, dass ab dann abc@fragdenstaat.de als Spam angesehen wird. Entweder es liegt daran, dass das System nur gemerkt hat: da sind viele Mails von einer Domain und sehen ähnlich aus - SPAM. Oder das haben die manuell gemacht, was aber mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit illegal ist.
Ich denke also eher, dass es das erste ist. Vlt. könntest du nachfragen, weshalb FdS in den Spamfilter gelangt ist. Beachte aber: Wenn das als einzelner Antrag läuft, dürfte das Gebühren auslösen, weil in Baden-Würtemberg nur Anfragen hohe (oder höchste?) Behörden kostenfrei sind.
Ich habe die Behörde nun angeschrieben und gebeten, dass sie das Problem beheben sollen. Und auch eine Anfrage zu Unterlagen zu der automatisierten Löschung erstellt.
Wäre ich in dieser Situation, würde ich mal nachfragen:
Antrag nach Art. 15 DS-GVO iVm §§ 34 BDSG, 9 LDSG, hilfsweise § 7 LIFG:
1.
a. Welche Anti-Spam-Lösung wird verwendet?
b. Liegt Auftragsverarbeitung vor? Falls JA: Wer ist der Auftragsverarbeiter?
2. Wurde die Domain @fragdenstaat.de durch dieses System automatisiert als unsichere Quelle erkannt?
a. Falls JA: Antrag auf Zugang zu Logfiles/ Liste der durchgeführten Spam-Tests mit jeweiligem Ergebnis bezüglich der eigenen Kommunikation.
b. Falls NEIN: Antrag auf Zugang zu Informationen, aus welchen hervor geht, wer für diese Entscheidung verantwortlich ist, die Domain auf eine Negativliste zu setzen; ggfs. Weisung an den Auftragsverarbeiter; sofern vorhanden im Volltext.
3. Antrag auf Zugang zu internen Vorschriften über die Kontrolle der Spam-Quarantäne nach falschen Befunden. Sofern vorhanden Protokolle der Umsetzung dieser Vorschrift(en), soweit sie die eigene Kommunikation betreffen. Begriffsbestimmung: “eigene Kommunikation” ist im Antragssinne die Kommunikation zwischen mir und Ihrer Behörde.
Auf Grundlage dieser Informationen kann man schauen, wie man weiter macht. Da stehen durchaus einige verfassungs-, verwaltungsverfahrens-, telekommunikations-, datenschutz- und strafrechtliche Fragen im Raum.
(Vorstehendes stellt keine rechtliche Beratung dar, sondern skizziert die Richtung, in welche ich persönlich gehen zunächst würde und enumeriert die Rechtsgebiete in welchen prüfenswerte Vorschriften angesiedelt sein könnten.)
Die Anfrage über das LIFG (BW) wäre meines Wissens nach aber mit Kosten verbunden oder gibt es Ausnahmen in bestimmten Fällen? Im Gesetz steht es „können“ Gebühren und Auslagen erhoben werden.
Seit Inbetriebnahme des Portals „fragdenstaat.de“ gingen entsprechende Anfragen stets problemlos im zentralen Postkorb unseres Amtes ein und konnten entsprechend bearbeitet werden.Infolge eines Updates der Sicherheitssoftware „F-Secure“ wurden diese Anfragen als aus einer potentiell unsicheren Quelle stammend gewertet und automatisch in einen Quarantäneordner abgelegt, aber nicht sogleich gelöscht.
Der geschilderte Sachverhalt war weder den Mitarbeiterinnen unseres Geschäftszimmers, das den gesamten Posteingang zentral bearbeitet, noch anderen hier tätigen Bediensteten bekannt. Somit verblieben die betreffenden Anfragen im Quarantäneordner und wurden nicht an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Hiervon betroffen waren die seit Ende Juli 2019 eingegangenen Anfragen. Nachdem wir durch einen Antragsteller, der hiervon betroffen war, per Fax vom 29.09.2019 entsprechend unterrichtet wurden, haben wir umgehend am 30.09.2019 durch unsere EDV-Abteilung eine Freischaltung von Anfragen über das Portal „fragdenstaat.de“ veranlasst, so dass uns derartige Anträge seither wieder ungehindert auf direktem Wege erreichen. Zudem wurden die sich im Quarantäneordner befindlichen Vorgänge sofort bearbeitet.