Hallo @n.freising,
was die Pflicht zur vorherigen Information im Hinblick auf anfallende Gebühren angeht, hier die dazu passenden Stellen aus dem Thread über Gebühren Gebühren - Rechtliches und "Taktisches" :
…nach dem allgemein für Verwaltungsverfahren aller Art geltenden § 25 VwVfG: Danach (wohl insbesondere § 25 I 2) ist die Behörde im Rahmen - d.h. auch und für die Zwecke dieser [IFG-Gebühren - Fragen] insbesondere im Vorfeld eines Verwaltungsverfahrens - gehalten, dem Antragssteller beratend zur Seite zu stehen. Vor dem Hintergrund des Zwecks von Informationsfreiheitsanfragen und den gebührenrechtlichen Modifikationen allgemeiner verwaltungsverfahrenskostenrechtlicher Grundsätze im IFG-Gebührenrecht soll bzw. muss diese Beratung eine ausgewogene Entscheidung des Antragsstellers darüber ermöglichen, ob er das Kostenrisiko eingehen will.
und:
Empfehlung des Beauftragten für Informationsfreiheit
“Es ist empfehlenswert, vorab um die Mitteilung der voraussichtlichen Kosten zu bitten. Die Verwaltungsbehörde muss die Antragstellenden bezüglich der eventuell entstehenden Kosten beraten. So kann es beispielsweise günstiger sein, Akteneinsicht zu nehmen, als eine schriftliche Auskunftserteilung zu beantragen.” (eigene Hervorhebung)
Richtig ist, die Vermittlung durch den BfDI abzuwarten - von ihm kommt schließlich auch die rechtliche Einschätzung, dass die Behörde der Bitte des Antragsstellers um eine Vorabinformation bezüglich Kosten nachkommen muss.
Sollte diese nicht rechtzeitig erfolgen (innerhalb der Widerspruchsfrist), würde ich zu einem Widerspruch raten - meiner Einschätzung nach dürfte der in jedem Fall erfolgreich sein. Selbst wenn dies nicht der Fall sein sollte, sollte die Klage in jedem Fall Erfolg haben - denn im Anfragetext hast Du ausdrücklich darauf hingewiesen, vorher über die Kosten informiert werden zu wollen - und damit zum Ausdruck gebracht, dass Du erst danach dein “grünes Licht” geben wolltest.
(Die Widerspruchsgebühr dürfte bei 30 Euro liegen, trotz Nr. 5 der Anlage, bisher habe ich bei Bundesbehörden (und im Allgemeinen) nahezu ausnahmslos 30 Euro als Regelsatz gesehen).
Angesichts der Tatsache, dass trotz der Bitte um Vorabinformation die Behörde dieser nicht nachgekommen ist, würde ich eine Erweiterung des Standard - Anfragetextes vorschlagen. Dort sollte meines Erachtens nach § 25 VwVfG sowie die Ansicht des BfDI Erwähnung finden, damit es in Zukunft nicht zu solch unnötigen Gebührenforderungen kommt.