Gebühr für Auffinden einer aktuellen Version eines bereits befreiten älteren Dokumentes

Ich hatte Anfang 2021 ein Dokument beim BKA angefragt, musste wegen Untätigkeit klagen und habe im März 2022 nach erfolgreicher Klage das Dokument erhalten. Da war es mehr als ein Jahr alt. Ich habe also eine neue Anfrage gestellt und unter anderem nach einer aktuellen Version gefragt:

Das BKA meint, dass bereits das Suchen einer neueren Dokumentenversion aufwändiger ist, als von einer “einfachen Anfrage” umfasst ist, und damit kostenpflichtig in unbekannter Höhe wird.
Ich erinnere mich dunkel an ein Urteil, wo es hieß, dass eine Behörde die durch schlechte Aktenführung verursachten Recherchekosten nicht dem Anfragenden aufbürden darf. Das wäre ja hier der Fall. Wenn die Behörde nicht per Tastendruck die aktuelle Version eines bekannten Dokumentes ermitteln kann, dann stimmt doch mit deren Dokumentenverwaltungssystem nicht. Weiß jemand das Aktenzeichen eines solchen Urteils?

Hallo, schau mal hier: VG Gelsenkirchen, Urteil vom 28.10.2019 - 20 K 1406/18 Rn. 49-51

Bei der Bestimmung des für die Festsetzung der konkreten Gebühr maßgeblichen Verwaltungsaufwands kommt es vielmehr maßgeblich auf den zur Ermöglichung der Einsichtsgewährung bzw. zur Zurverfügungstellung der Unterlagen objektiv erforderlichen Vorbereitungs- und Verwaltungsaufwand an.

Vgl. dazu VG Düsseldorf, Urteil vom 25. Juli 2014 - 26 K 6557/13 -, Rdnr. 14; VG Arnsberg, Urteil vom 25. Juni 2004 - 11 K 1254/03 -, Rdnr. 17; jeweils juris.

Dieser Verwaltungsaufwand kann nicht mit der tatsächlich für die Bearbeitung aufgewandten Arbeitszeit gleichgesetzt werden. Abrechenbar ist insoweit allein der erforderliche - ideale - Zeitaufwand für die Bearbeitung der IFG-Anfrage.

Höherrichterliche Rspr. dazu kenne ich auch nicht, reicht aber vielleicht auch schon so. Und ich bin mir ziemlich sicher dass ich das Urteil auch nur hier im Forum neulich gefunden hab (und dann den Teil hier rauskopiert), weiß aber nicht wem die Credits gebühren :sweat_smile:

LG Jannis

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Ich habe folgendes in “Brink, Polenz, Blatt: IFG” gefunden, allerdings ohne Quellenangabe:
“Dabei ist darauf zu achten, dass ein kostenpflichtiger Rechercheaufwand nicht in Rechnung gestellt werden kann, wenn dieser durch eine Missachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung entstanden ist. Dem Antragsteller darf eine Kostenlast dann nicht entstehen, wenn die informationspflichtige Stelle die Informationen regelwidrig in einer Form vorhält, die einen Verwaltungsaufwand zur Suche und Abtrennung von Informationsbestandteilen verursacht, welche das übliche Maß überschreiten.”