Bezirksmappen des Verkehrsdienstes der Stadt Köln - IFG NRW

TLDR: Ich benötige Hilfe bei einer laufenden IFG Anfrage, bei der mir die Stadt Köln für die Übersendung eines Dokumentes, das schon digital vorliegt, gerne noch eine Stunde Arbeit in Rechnung stellen möchte, die bisher schon angefallen sein soll. Ist das so in Ordnung?
Um die Kosten klein zu halten wollte ich nur einzelne Seiten haben, am liebsten die letzten/ältesten, anstatt gleich ‘22 prall gefüllte Ordner’. Leider ging das dank seltsamer Sortierung nicht, denn das Ermitteln der ältesten Dokumente kostet 434 Euro. Hat jemand eine andere Idee, wie ich kostengünstig interessante Informationen befreien kann ohne konkret die Namen der Dokumente zu kennen?

Hier ist die Anfrage: Bezirksmappe Nippes

Ein bisschen mehr zum Thema:
In einer Dienstanweisung für den Verkehrsdienst der Stadt Köln sind wir auf den Begriff Bezirksmappe gestoßen. So steht dort im Abschnitt über die Pflichten des Außendienstes:

“Im Besonderen haben die Verkehrsüberwachungskräfte die Pflichten: […]
sich regelmäßig, auf jeden Fall bei Aufnahme der Überwachungstätigkeit in einem unbekannten Bezirk, anhand der Bezirksmappe […] über Besonderheiten zu informieren.”

Oder auch:

“Es ist auch möglich, dass schriftlich ein grundsätzliches Einschreiten verlangt wird. Informationen hierüber enthalten die Bezirksmappen.”

Um ein bisschen Transparenz in das Handeln der Verwaltung zu bringen hat jemand aus der Kölner Verkehrsbubble alle Bezirksmappen angefragt. Bis dahin war für die Öffentlichkeit unklar was genau in diesen Mappen steckt. Hier kam die Stadt Köln nur sehr knapp um eine Beanstandung vorbei, obwohl sie die Bezirksmappen nicht freigab. Jetzt zumindest gab es die Information, dank LDI, dass die Mappen Beschwerden von Anwohnern beinhalten. Mitsamt schützenswerter personenbezogener Daten, frei einsehbar für alle Mitarbeiter im Verkehrsdienst.
Hier die LANGE Anfrage: Alle Dienstanweisungen, Geschäftsanweisungen, Arbeitsanweisungen, Verfügungen und vergleichbare Dokumente zur Beurteilung, Ahndung bzw. Überwachung des Verkehrs

Ich habe dann mal eine der 9 Bezirksmappen angefragt. Jetzt kam raus: diese eine einzige Bezirksmappe hat bereits einen Umfang von 22 gefüllten Aktenordnern. Wie kann ein Außendienstmitarbeiter des Verkehrsdienstes seinen Pflichten nachkommen regelmäßig die Bezirksmappen durchzuschauen, wenn ein Tag nur 24 Stunden hat? Jedenfalls wollte ich die Gebühren nicht zahlen und hatte ja sowieso nicht mit so einem Umfang gerechnet. Also schlug ich vor, damit ich konkreter nach bestimmten Dokumenten fragen kann, erstmal ein Inhaltsverzeichnis oder eine Themenübersicht zu schicken. Es geht mir immer noch darum herauszufinden, was so alles in der Bezirksmappe (und wie lange) gespeichert ist.
Inhaltsverzeichnis und Themenübersicht gibt es nicht und müssen erst sehr teuer erstellt werden.
Nächster Versuch: Einsichtnahme vor Ort. Eine Antwort von der Stadt erhielt ich dann vier Monate später, mit einem Ablehnungsbescheid. Nur dank zwischenzeitlicher Einschaltung des LDI bekam ich mit, dass überhaupt etwas im Hintergrund passierte.
Link zur Anfrage: 1) Leider darf ich nur zwei Links posten, folgt also in einer Antwort.

Eine Idee von Apoly: Einzelseiten anfragen, das sind dann alles einfache Anfragen!
Wird nicht bearbeitet, weil die Anfrage inhaltsgleich sein soll zur vorherigen. LDI ist bisher keine Hilfe.
Link zur Anfrage: 2) folg in einer Antwort.

Also Einzelseiten einer anderen Bezirksmappe anfragen? Gibt ja noch 8 weitere Mappen! Hier kommen wir zur aktuellsten Anfrage aus dem Anfang dieses Posts.
Aus der Bezirksmappe Nippes kann man aber leider nicht die letzten zwei Seiten anfragen, weil die Mappe für diesen Bezirk digitalisiert wurde und anders sortiert, weshalb die Stadt nicht weiß was vorne und was hinten ist. Älteste Dokumente können nur nach sehr großem Aufwand, welcher 434 Euro entspricht, ermittelt werden. Auch ein Hinweis auf VwVfG § 25 und die Bitte um Unterstützung bei der Formulierung meines Antrages führt nicht zu einem zufriedenstellenden Ergebnis. Selbst ein von der Verwaltung ausgesuchtes Dokument, ohne jede Möglichkeit mitzuwirken, soll jetzt bereits Gebühren verursachen, weil diese Anfrage bisher schon eine Stunde Arbeit gekostet haben soll. Dieses Verhalten kann man richtig zu einer Taktik gestalten, solange Arbeitsaufwand zu betreiben, bis jede noch so kleine Anfrage astronomische Gebühren begründet…
Zur Anfrage: siehe oben

Andere Ideen waren die Informationen nicht über das IFG zu befreien, sondern über Bezirksvertreter oder Ratsmitglieder. Jedoch gestaltet sich die Suche nach interessierten Politikern als schwierig.

Allein schon die Geschütze die aufgefahren werden um den Inhalt der Bezirksmappen weiter im Dunklen zu lassen…

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  1. Bezirksmappe Mülheim
  2. Einzelseiten aus der Bezirksmappe Mülheim

Zunächst einmal hallo und willkommen im FragDenStaat/OKFN-Forum. :wave:

Erstmal scheinst du ja hier wirklich viele Probleme auf einmal zu haben.
Ich sortiere mal und gebe dazu ein paar Kommentare, ohne die Kommunikation genau nachvollzogen zu haben:

Das fällt ins VwVfG denke ich. Wenn du bereits einen Bescheid bekommen hast, der ohne Kosten anfiel, kannst du denke ich für den gleichen Fall nicht einfach im nachinein mit Gebühren belangt werden.
Das würde einer Aufhebung/Änderung des Bescheides darstellen, was wohl ohne Gerichtsentscheidung etc. nur gehen sollte, wenn es zu deinen Gunsten ist. Aber genau kenne ich mich da auch nicht aus.

Vielleicht hat ja jemand anderes eine Idee… (Da das eine grundsätzlich Frage ist, ist es evt. hilfreich, die in einen eigenen Thread auszulagern.)

Falls du dich auf die 70 € hier beziehst, beachte allerdings, dass die Behörde aus Gründen der Billigkeit (§ 3 VerwGebO) davon abgesehen hat, diese wirklich zu erheben.

Vielleicht einfach auf gut Glück, die ersten x Dokumente anfragen – nach Anzahl und nicht nach Zeit?

Andererseits kannst du eigentlich nicht dafür belangt werden, wenn die Behörde bei der Aktenführung nicht korrekt arbeitet. Ob die Sortierung von Akten dazu zählt – meiner Meinung nach schon…

Zitierbaustein:

“Dem Gesichtspunkt befürchteten Arbeitsaufwandes, auf den die [Behörde] sich mit dem Einwand der Unpraktikabilität möglicherweise berufen wollte, kann, da es sich um einen in jedem Einzelfall recht begrenzten Aufwand handelt, kein Vorrang vor dem Informationsinteresse des Betroffenen eingeräumt werden, zumal es in der Hand der Klinik liegt, die Aktenführung so zu gestalten, dass der Aufwand möglichst gering gehalten wird.” (BVerfG, Beschluss der 2. Kammer des Zweiten Senats vom 09. Januar 2006 - 2 BvR 443/02, Rn. 54 a.E.)

Das ist ja IMHO auch falsch von der Behörde. Seite 1 ist ein anderer Inhalt als Seite 2.
Hier würde sich evt. eine Klage lohnen – oder erst einmal ein Verweis darauf, dass andere Behörden natürlich solche Anfragen beantworten.

Normalerweise sollte digitale Aktenhaltung so einen Vorgang ja wesentlich erleichtern und nicht verkomplizieren…
Da musst du in der Tat wissen, wie das Aktensystem funktioniert. (evt. eine eigene Anfrage danach stellen? Bedienungsanleitungen und den Namen solltest du ja vlt. heraus bekommen)

Ansonsten zu den Gebühren allgemein: Eine Stunde Arbeit sollte wohl immer noch eine einfache Anfrage darstellen.

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Danke für den Willkommensgruß und auch für deine Antwort!

Zu den 70€: Ich habe bisher keinen Bescheid erhalten. Die Sachbearbeiterin erklärt lediglich, dass falls meine Anfrage erfolgreich sein sollte, dann würden mindestens 70 Euro Gebühren anfallen, denn die bisherige Auseinandersetzung hätte bereits eine Stunde Arbeitszeit verursacht. Solange sich also die Sachbearbeiterin immer weiter unnötig Arbeit macht wird die Rechnung schon vor der echten Arbeit immer höher.

Den Absatz

Da das von Ihnen, nicht näher bezeichnete Dokument, digital versendet wird, wird jedoch von der Erstattung von Auslagen nach § 3 VerwGebO abgesehen.

interpretiere ich so, dass keine Kopier- und Portokosten entstehen, denn es ist nur von Auslagen die Rede.

Vielleicht einfach auf gut Glück, die ersten x Dokumente anfragen – nach Anzahl und nicht nach Zeit?

Leider ist hier wieder das Problem, was denn jetzt die “ersten” Dokumente sind.

Dein Zitierbaustein gefällt mir sehr gut.

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Hallo zusammen,
ja das ist ja mal eine Anfrage. Also ich bewerte ja nicht sehr oft, aber da windet sich die Behörde ja wirklich in alle Richtungen. Alle Punkte die Du angesprochen hast zur Unterstützung hätte ich auch genommen. Die wurden aber alle nicht aufgegriffen, sondern es wurde immer nur gesagt, gibt es nicht und die vorherige Aussage wiederholt. Ich befürchte hier kommt man ohne Klage nicht weiter. In diesem Fall wäre das für mich die fehlende Beratungsleistung und sich widersprechende Aussagen. Spannend war für mich, dass zuerst nach Themen und Örtlichkeiten sortiert wurde, und ganz am Ende dann stark eingeschränkt wurde mit teilweise nach Themen und Örtlichkeiten sortiert. Ebenso ist unklar, wenn die Behörde überhaupt keine Rückmeldung möglicher Strukturierungsformen beim Durchlesen gibt, wie dass dann die Zielgruppe macht, die das Ding ja durchlesen soll. Also meine Empfehlung 1 wäre Klage.
Alternative wäre nun ganz anders. Laut Deiner anderen Anfrage kam ja heraus, dass da personenbezogene Daten enthalten sind. Da würde ich ganz stark anzweifeln, dass diese dort enthalten sein müssen. Warum ist es für die Arbeit notwendig genau zu wissen, wer sich da beschwert hat. Also Datenschutzbeschwerde einlegen auf Basis DSGVO und Verletzung des Datenschutzes hier Datenminimierung anmerken. Da ist auch das Schwert viel schärfer. Ebenso mit der Erfahrung der Anfrage, dass aufgrund des dort angezeigten Aufwandes der Behörde die Löschfristen vermutlich nicht eingehalten werden können, bzw. der ganze Löschprozess vermutlich garnicht implementiert ist. Parallel kann man Auskunft auf Basis Art. 15 DSGVO machen und kostenfrei seine eigenen personenbezogenen Daten erfragen. Wenn man drinn vorkommt, dann hat man schon mind. 1 Seite erfragt. Und wenn die Antwort, dass eigene Daten nicht enthalten sind sehr schnell kommt, kann es mit der Sortierung so schlecht ja nicht sein.
Wenn ich nicht schon so viele Klagen am laufen hätte, würde mich das hier ja mal reizen. Viel Erfolg weiterhin.
LG

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