Behörden für Funktionspostfach überzeugen

Einige Behörden verwenden eine allgemeine E-Mail-Adresse für die Poststelle bzw. sogar die eines bestimmten Sachbearbeitenden. Sowohl für den Erstkontakt, als auch für die folgende Kommunikation ist es ja eher schlecht, wenn die Person krank oder im Urlaub ist, da die Anfrage so (erst einmal) nicht weiter bearbeitet werden kann.

Nun stellt sich mir die Frage, wie man Behörden freundlich darauf hinweisen könnte, das ggf. zu optimieren. Einige Behörden binden das Verfahren z. B. direkt in ein vorhandenes Ticketsystem ein oder nutzen ein Gruppenpostfach, damit auch Vertretende darauf Zugriff haben. Natürlich könnte ich jetzt eine IFG-Anfrage stellen, ob sie ihren Workflow optimieren wollen, aber das halte ich eher nicht für zielführend.

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Teilweise ist in FragDenStaat.de bloß eine allgemeine E-Mail-Adresse hinterlegt, jedoch haben die Behörden Entsprechende. Dann kann man sich ans Team von FdS wenden und das ändern lassen.

Ansonsten ist da relativ wenig Spielraum: Die Prozesse werden festgelegt und können nur aufwändig geändert werden. Teilweise gibt’s auch einfach niemanden anderen, der Ahnung vom IFG hat, außer den IFG-Beauftragen der Behörde. Da wirst du also wenig machen können. Das Problem kenne ich aus dem Land Bremen zu gut und hier wird der IFG-Prozess von einer Senatorin und Expertenteam überarbeitet und auf Optimierungen überprüft.

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